O firmie
Budmech Sp. z o.o. Sp. k. jest ogólnopolską firmą handlową, która dostarcza niezbędne materiały do realizacji: rurociągów technologicznych, instalacji nawadniania, izolacji przeciwwodnych, podłóg obiektowych, systemów dachowych.
Rozwiązanie
We współpracy z Klientem wdrożyliśmy mechanizm pozwalający na automatyczne księgowanie dokumentów, z wykorzystaniem modułu Comarch ERP Modelowanie Procesów.
System automatycznie inicjuje księgowanie, zgodnie z harmonogramem
Mechanizm uruchamia się o określonej w harmonogramie porze, sprawdza jakie dokumenty powinny zostać zaksięgowane, a następnie wykonuje proces księgowania.
Pomyśl ile czasu zaoszczędzisz – szybciej księgując faktury
Wszystkie dokumenty z wybranego okresu (np. za dany miesiąc), mogą być zaksięgowane jednocześnie, według stworzonego wcześniej szablonu (np. sprzedaż towarów). Unikalny mechanizm pozwala na błyskawiczne wprowadzanie dokumentów księgowych. Aż trudno uwierzyć, że klient wprowadza faktury do rejestrów VAT i do ksiąg w kilkanaście sekund!
Mailing faktur i powiadomienia o zaległych płatnościach
Po wystawieniu faktury sprzedaży, automatyczny proces generuje wydruk w formacie pdf oraz generuje link do strony www, za pomocą którego Klient ma możliwość pobrania faktury do wydruku. Raz wygenerowany link jest następnie wykorzystywany również w procesie automatycznej windykacji. Klienci otrzymują w formie maila zestawienie niezapłaconych faktur, gdzie przy każdej fakturze mają możliwość ponownego pobrania dokumentu (oryginały oraz duplikatu).
IMPORT FAKTUR
Mechanizm pozwala na zaimportowanie faktur zakupu do systemu Comarch ERP XL korzystając z pliku Excel dostarczonego przez dostawcę. Mechanizm został wyposażony w dodatkowe elementy weryfikujące pobierane dane. Weryfikacja odbywa się na dwóch etapach:
- Przed przystąpieniem do importu, gdzie sprawdzane są między innymi:
- czy można powiązać pozycje towarowe z pliku z pozycjami w bazie danych,
- czy istnieją aktywne zamówienia dla kontrahenta z importowanego pliku,
- czy istnieją powiązane pozycje towarowe posiadają aktywne rezerwacje zakupowe – czyli czy w systemie istnieją zamówienia zakupu na te pozycje i są wciąż aktualne.
2. Po pozytywnej weryfikacji, mechanizm przechodzi do importowania dokumentu. Po zakończeniu importu wykonywana jest ponowna weryfikacja zaimportowanych danych. Tym razem sprawdzane są elementy takie jak:
- wartość całego dokumentu i poszczególnych pozycji,
- nadwyżki ilościowe względem aktywnych rezerwacji zakupowych (nadrealizacja),
- ostatnia cena zakupu.
Po zakończeniu weryfikacji operator uruchamiający import otrzymuje wiadomość e-mail z podsumowaniem działań mechanizmu.
Rezultaty
- obniżenie kosztów obsługi faktur sprzedaży
-
bieżąca kontrola płatności
-
automatyczne księgowanie dokumentów
Wzbudziliśmy Twoje zainteresowanie?
Chcesz otrzymać szczegółowe informacje o funkcjonalnościach, kosztach, bądź dowiedzieć się jak wygląda proces wdrożenia?
