OIRP – system dedykowany do obsługi Okręgowych Izb Radców Prawnych.
Kategoria: Soft development
Charakterystyka Klienta:
Jednostka organizacyjna samorządu zawodowego radców prawnych. Reprezentuje interesy zawodowe kilku tysięcy radców prawnych, zajmuje się organizacją doskonalenia zawodowego, sprawuje nadzór nad należytym wykonywaniem zawodu radcy prawnego i aplikantów.
Cel:
Stworzenie zintegrowanego systemu informatycznego obejmującego swoją funkcjonalnością:
· ewidencje kadrową radców, aplikantów i kandydatów na aplikację
· ewidencje prawników zagranicznych
· naliczanie i kontrolę składek
· windykację należności
· kasę i bank
· korespondencję seryjną
· egzaminy i konkursy
· obsługę praktyk
· internetowy katalog radców
· bazę wiedzy
· raporty i analizy.
Realizacja:
Niezwykle krótki termin wykonania podstawowych modułów (2 miesiące) wykluczał zastosowanie powszechnie stosowanych metod analizy klienta i realizacji projektu (metodologia UML). Powołaliśmy cztery pracujące jednocześnie zespoły zajmujące się: przygotowaniem infrastruktury, analizą funkcjonalną wymagań, implementacją i testowaniem modułów oraz migracją danych. Całość aplikacji została wykonana przy pomocy Microsoft Visual Studio w oparciu o bazę danych Microsoft SQL Server 2000. Wykorzystanie internetowych usług terminalowych umożliwiło nam realizację zadań bez zakłócania pracy w biurze Klienta, również w późnych godzinach. Zapewniliśmy stałą opiekę nad infrastrukturą oraz asystę naszych konsultantów podczas realizacji kluczowych dla OIRP operacji biznesowych. Dzięki temu mogliśmy optymalnie wykorzystać wiedzę i doświadczenie pracujących tam ludzi.
Rezultat:
„Stworzenie kompleksowego systemu informatycznego dokładnie dopasowanego do naszych potrzeb miało dla nas strategiczne znaczenie. Dzięki współpracy z firmą Eden Technology udało nam się zrealizować wszystkie jego elementy w zaplanowanym czasie i budżecie. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych stało się dla nas standardem zapewniającym jakość i terminowość realizowanych procesów” – Alicja Musiała (Okręgowa Izba Radców Prawnych w Warszawie)
Jest to profesjonalne oprogramowanie obejmujące swoją funkcjonalnością wszystkie obszary związane z przetwarzaniem danych, poczynając od procesu rekrutacji, poprzez ewidencję aplikantów i radców, wystawianie dokumentów do ewidencji księgowej. Otwarta funkcjonalność, bogate narzędzia analityczne, a także możliwości przenoszenia danych z ułatwiają pracę użytkownikom, zapewniając kompleksową realizację kluczowych procesów oraz jednolity standard wymiany informacji.
Moduły systemu:
a) Konkurs na aplikację
Moduł umożliwia wprowadzanie danych kadrowych o kandydatach na aplikantów. W przypadku pozytywnego zdania egzaminów wybrane osoby mogą zostać automatycznie przeniesione na pierwszy rok aplikacji. Program przechowuje informacje o wynikach konkursu na aplikację dla poszczególnych osób. Pozwala na ich analizę i tworzenie zestawień, np. możliwy jest wydruk kandydatów, którzy nie zapłacili jeszcze za konkurs, listy etykiet na koperty, statystyki uzyskanych wyników.
b) Aplikanci
Kartoteki osobowe aplikantów zawierają podstawowe dane osobowe, dowolną liczbę adresów, informacje o wykształceniu, stażach i patronie. Możliwe jest również przechowywanie informacji o organie kierującym oraz umowach pomiędzy aplikantem a Izbą, dzięki czemu program może wystawić automatycznie odpowiednie faktury. Aplikanci są podzieleni na lata aplikacji i klasy oraz stany w jakich się znajdują (skreślony, zawieszony, na urlopie dziekańskim itp.). Przy pomocy jednego przycisku można przenosić grupy aplikantów na poszczególne roczniki. Program umożliwia również rejestrację przebiegu egzaminu radcowskiego oraz wydruki statystyk. Zmiana stanu z aplikanta na radcę powoduje przeniesienie całości jego danych osobowych do modułu Radcy. System udostępnia również zestaw standardowych wydruków, takich jak: listy aplikantów z podziałem na lata, listy wpłat i indywidualne karty wpłat, listy adresowe, listy aplikantów z podziałem na patronów itp.
c) Radcy Prawni
Moduł radców to rozbudowana ewidencja kadrowa zawierająca m.in.: dane o adresach, informacje o zatrudnieniu, adresy kancelarii lub spółek, informacje o patencie. Możliwa jest również rejestracja wystawionych i przyjętych od radców dokumentów, np. wypisów lub zaświadczeń. Zmiana aktywności zawodowej (emeryt, rencista, na urlopie wychowawczym itp.) oraz stanu w jakim się znajduje radca, powodują pojawienie się w księgowości odpowiedniej informacji, dzięki której można zmienić typ składki. Zapobiega to różnicom pomiędzy danymi osobowymi, a modułem Składki. System ułatwia pracę użytkownikom, udostępniając informacje o podstawach prawnych oraz pozwala na indywidualną edycję słowników.
d) Prawnicy Zagraniczni
System został uzupełniony o wydzielony moduł poświęcony ewidencji prawników zagranicznych. Dane w nim zawarte są zgodne z nowymi przepisami dotyczącymi rejestracji prawników z krajów Unii Europejskiej.
e) Praktyki
Moduł całkowicie automatyzuje przydzielanie praktyk dla aplikantów. Na podstawie spisu instytucji generuje paski praktyk oraz zestawienia.
f) Kasa
Rejestr kasowy to zgodna z zasadami rachunkowości ewidencja podzielonych na Raporty Kasowe dokumentów Kasa Przyjęła i Kasa Wydała. Wprowadziliśmy również dodatkową funkcjonalność pozwalającą na przypisanie każdego zapisu do określonego celu na który on wpływa, np. składki, spłata aplikacji, zapłata za egzaminy. Dzięki temu, raz wprowadzony dokument w kasie lub banku, automatycznie znajduje się w pozostałych modułach. Dostępne są również wydruki zapisów kasowych, raportu kasowego, zestawienia raportów kasowych za dany okres oraz załącznika do raportu sumującego wpływy pieniężne na różne cele.
g) Bank
Zakres możliwości modułu bankowego jest analogiczny jak w kasie. Przewidujemy dodatkowo możliwość eksportu przelewów bankowych do oprogramowania obsługującego Homebanking.
h) Składki
Poprawne naliczanie składek opiera się na zdefiniowanym w systemie harmonogramie spłat. System informuje użytkownika o wszystkich zamianach w dokumentach osobowych, które mogą mieć wpływ na składki. Poszczególne wpłaty w kasie i w banku automatycznie wpływają na saldo składek. System dopuszcza indywidualne modyfikacje harmonogramu, umorzenia oraz korekty. Dostępne obecnie wydruki to m.in.: zestawienie składek za dany okres czasu, zestawienie kwartalne do ubezpieczeń, karta składek wybranej osoby. Zmiany dotyczące typu składek są zachowywane w historii, a poszczególne okresy możemy analizować przełączając się pomiędzy harmonogramami.
i) Spłata aplikacji
Spłata aplikacji funkcjonuje w oparciu o umowy zawarte pomiędzy aplikantem a Izbą, określające wysokości płaconych rat oraz terminy spłaty. Harmonogramy można indywidualnie modyfikować i umarzać analogicznie jak w module Składki
j) Pozostałe płatności
Dodatkowe zobowiązania i spłaty mogą być ewidencjonowane w module Pozostałe płatności. Pozwala to na kontrolę wpłat, np. za kursy, egzaminy, wyjazdy itp. Saldo pokazywane jest indywidualnie dla każdego zobowiązania oraz sumarycznie.
k) Windykacja należności
Lista dłużników tworzona jest automatycznie dla składek, spłat aplikacji i pozostałych płatności. Zawiera podstawowe dane osobowe, zaległą kwotę oraz ilość dni. W szczegółach można uruchomić proces windykacyjny dla wybranych pozycji zaległości. Moduł umożliwia rejestrację poszczególnych kroków windykacji począwszy od wezwań do zapłaty, a skończywszy na postępowaniu sądowym. Drukuje również niezbędne w postępowaniu windykacyjnym dokumenty.
l) Faktury
W systemie zostały zaimplementowane dwa tryby wystawiania faktur: indywidualny dla poszczególnych osób i organów kierujących, lub seryjny, np. za egzaminy, spłatę aplikacji, postępowanie kwalifikacyjne. Faktury mogą zostać wystawione do tzw. „bufora”, gdzie jest jeszcze możliwa ich późniejsza modyfikacja. System samodzielnie sprawdza jakie kwoty powinna zawierać faktura i dla kogo może zostać wystawiona.
m) Korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna ułatwia wystawianie i wydruk dokumentów. W prosty sposób można tworzyć szablony dokumentów i wykorzystywać je dla wybranych grup radców lub aplikantów. System samodzielnie uzupełnia szablony odpowiednimi danymi z kartotek osobowych, zapamiętuje również dla jakich osób, kiedy i przez kogo zostały wygenerowane wydruki.
n) Baza wiedzy
Dzięki temu modułowi można rejestrować i przechowywać wszystkie istotne dla OIRP dokumenty, np. uchwały i postanowienia. Baza wiedzy jest podzielona tematycznie i można dowolnie modyfikować jej strukturę. Wyszukiwanie informacji jest proste i intuicyjne, można np. wyszukać wszystkie uchwały dotyczące jakiejś sprawy na przestrzeni kilku lat.
o) Moduł internetowy
Z każdym radcą prawnym może zostać związany dokument określający, które dane z jego kartoteki osobowej mają zostać udostępnione w internecie. Po jej uzupełnieniu lub modyfikacji na stronie internetowej automatycznie zostanie stworzony odpowiedni wpis. Moduł samodzielnie dba aby w internecie znajdowały się zawsze aktualne dane, zapewniając jednocześnie ich bezpieczeństwo. Nie są potrzebne żadne dodatkowe czynności związane z ich udostępnianiem.
Technologia
System został zbudowany w oparciu o technologię firmy Microsoft, dzięki czemu nasza firma mogła stworzyć oprogramowanie szybkie, wydajne i współpracujące z najbardziej popularnymi aplikacjami biurowymi. Pozwala to również na jego rozwój wraz ze wzrostem wymagań. Baza danych Microsoft SQL Serwer 2000 jest w stanie przetwarzać bardzo duże ilości danych i stanowi standard stosowany w firmach na całym świecie.
Elastyczność
Projektując system zapewniliśmy możliwości importu i eksportu danych pomiędzy aplikacjami, dostępu do bazy danych z poziomu innego oprogramowania, np. arkusza kalkulacyjnego, Worda lub innych baz danych. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z zawsze aktualnych danych, w razie potrzeby samodzielnie tworzyć dodatkowe wydruki i zestawienia.
Kontakt:
Okręgowa Izba Radców Prawnych w Warszawie
Ul. Żytnia 15 lok 16 01-014 Warszawa
