Teatr Polski im. Arnolda Szyfmana jest jednym z najważniejszych i najstarszych teatrów działających na terenie Warszawy, w czasie stuletniej działalności wystawił na swoich scenach ponad 975 premier.
Teatr potrzebował nowoczesnego rozwiązania spełniającego wymagania prężnej instytucji kultury. Wykorzystywane dotychczas oddzielne systemy księgowy i magazynowy powodowały konieczność wystawiania dokumentów w dwóch miejscach oraz stratę czasu na przełączanie się między aplikacjami. Brak zintegrowanego oprogramowania oznaczał, że wprowadzanie danych i księgowanie dokumentów było nie tylko opóźnione, ale też obarczone ryzykiem pomyłek.
Teatr prowadzi specyficzną dla tej branży gospodarkę magazynową. Obejmuje ona zarówno magazyn materiałów niezbędnych do produkcji spektakli, jak również magazyn wyprodukowanych już elementów, głównie kostiumów i scenografii. Dodatkowo w Teatrze funkcjonują pracownie (obuwnicza, krawiecka, perukarska, stolarnia, rekwizytornia, garderoba, modelatornia itp.). Poszukiwane rozwiązanie miało usprawnić działalność magazynów i pracowni, wspomagając prowadzenie różnego rodzaju ewidencji i dostępu do informacji.
Dużym utrudnieniem w pracy działu księgowości była natomiast konieczność ręcznego wprowadzania danych z magazynu, jak również brak szybkiego i prostego dostępu do szczegółowych informacji o kosztach spektaklu.
Brakowało również rozwiązania zapewniającego kontrolę procesów związanych z obiegiem dokumentów. Klient prowadził przepływ dokumentów w postaci papierowej, z wykorzystaniem arkuszy EXCEL do prowadzenia własnych raportów. Skutkowało to brakiem szybkiego dostępu do wiedzy na temat aktualnego stanu wniosku.
W ramach wdrożenia przeprowadziliśmy analizę procesów zachodzących w Teatrze, a następnie przygotowaliśmy projekt funkcjonalny przedstawiający zakres dostosowania do nich programu Comarch ERP XL.
Na potrzeby instytucji użytku publicznego utworzyliśmy mechanizm, realizujący raportowanie dynamiczne.
Narzędzie to działa na dekretach księgowych. Pozwala generować dowolne raporty ze sparametryzowanym określaniem interwałów czasowych, definiowalnym ustalaniem poziomów z panu kont, które mają być ujmowane w raportach oraz wskazaniem metody sortowania i sumowania danych na poszczególnych poziomach z planu kont.
Dostępne są w nim parametry pozwalające wykluczyć zapisy księgowe o określonych cechach. W oparciu o ten mechanizm Teatr generuje raporty do własnych analiz struktury kosztów i zyskowności poszczególnych przedsięwzięć lub rodzajów działalności. Mechanizm jest również wykorzystywany do raportowania wykorzystania dotacji dla instytucji sponsorujących.
Zadbaliśmy o obsługę wszystkich procesów magazynowych i kompletacyjnych – od przyjęcia materiałów na magazyn główny, poprzez przesunięcie do magazynów pracowni, do ewidencjonowania rozchodu wewnętrznego składników, w podziale na projekty (premiery):
Wyzwaniem dla naszego zespołu była realizacja procesu inwentaryzacji magazynów. Wykorzystaliśmy do tego kolektory kompatybilne z systemem Comarch ERP XL.
Dodatkowo program został rozbudowany o narzędzie do wyliczania wartości magazynu według średniej ważonej, umożliwiające Klientowi analizę i porównania wartości zapasów według dwóch metod (średniej ważonej napisanej przez nasz zespół projektowy i FIFO będącego standardem programu).
Kolejnym ważnym elementem wdrożenia była obsługa procesu obiegu Wniosku Zakupowego w systemie Comarch DMS.
Schemat procesu:
Wystawienie i akceptacja zapotrzebowania wewnętrznego ZP przez pracownika i jego przełożonego ⇒ rejestracja i akceptacja ZP przez Specjalistę ds. Zamówień Publicznych ⇒ akceptacja Głównego Księgowego ⇒ akceptacja Dyrektora
Wdrożenie przebiegło sprawnie, a uruchomienie programu odbyło się zgodnie z założonym planem i nie zakłóciło pracy Teatru. Dodatkowo zapewniliśmy wsparcie w postaci szkoleń oraz asystę eksploatacji programu. Obecnie program Comarch ERP XL użytkowany jest na czterdziestu stanowiskach.
36% wzrost wydajności dzięki szybszemu obiegowi dokumentów między działami
25% obniżenie kosztów związanych z archiwizacją, administracją i przetwarzaniem dokumentów
80% szybszy dostęp do informacji o kosztach spektakli
Program Comarch ERP XL zautomatyzował wiele procesów zachodzących w poszczególnych obszarach działalności Teatru, zapewniając oszczędność czasu oraz łatwy dostęp do zebranych informacji. Wdrożenie przyczyniło się do optymalizacji gospodarki magazynowej. Bieżące odwzorowanie ruchu w magazynach dało możliwość:
Dzięki możliwości tworzenia różnorodnych raportów (z podziałem kosztów na spektakle, pracownie czy produkty) pracownicy działu księgowości mają szybki dostęp do informacji o kosztach spektakli, rekwizytów, wynagrodzenia aktorów, pracowników administracyjnych oraz innych elementów związanych z funkcjonowaniem Teatru. Nowy system umożliwia tworzenie dowolnych sprawozdań finansowych dostosowanych do specyficznych wymogów wobec jednostek budżetowych i tworzenie własnych rejestrów dokumentów, a także:
Wdrożenie systemu Comarch DMS wspierającego proces zakupowy spowodowało znaczne przyspieszenie przetwarzania dokumentu oraz procesów decyzyjnych. Dzięki zastosowaniu automatycznych ścieżek akceptacyjnych, każdy wniosek zakupowy oraz każda akceptacja są realizowane przez wyznaczonych pracowników zgodnie z przydzielonymi im uprawnieniami.
