Pracownik wypełnia formatkę Excel informacjami o nowym towarze: kod, nazwa, grupa towarowa, jednostka podstawowa, stawka VAT, kod EAN, normatywy, ceny sprzedaży i zakupu, dostawca, domyślny magazyn. Po zapisaniu do CSV pracownik wczytuje ją do mechanizmu, który automatycznie zakłada nowe kartoteki towarowe w systemie Comarch ERP XL.
Narzędzie znacznie przyspiesza proces gdy musisz utworzyć setki kartotek identycznych towarów, które różnią się np. tylko nazwą czy kodem
Mechanizm przed importem wykonuje szereg testów walidacyjnych importowanego towaru, np. sprawdza czy towar o podanej nazwie nie został już wcześniej wprowadzony w systemie Comarch ERP XL. Import jest możliwy dopiero po wyeliminowaniu wszystkich zgłoszonych błędów. Pracownik po zweryfikowaniu i poprawieniu wszystkich błędów wczytuje formatkę ponownie i wykonuje import.
Oprócz obowiązkowych danych, narzędzie pozwala na wprowadzenie opcjonalnie informacji w następujących polach: kod EAN, 3 cenniki w różnych walutach, objętość i waga towaru, normatywy MIN, MAX i ZAM, dostawca, cena zakupu u wskazanego dostawcy, producent, kraj pochodzenia, kod PCN. Mechanizm korzysta ze wzorców towaru z grupy, do której zostaje zaimportowany.